Các chương trình thành viên đã trở thành nền tảng cho sự phát triển của các thương hiệu dịch vụ. Nếu được thực hiện tốt, chúng sẽ tạo ra doanh thu ổn định, củng cố mối quan hệ với khách hàng và xây dựng lòng trung thành bền vững theo thời gian. Nhưng một chương trình thành viên hấp dẫn chỉ là một phần của vấn đề. Cách thức thu phí, chi phí xử lý và sự rõ ràng trong giao tiếp với thành viên trước khi gia hạn đều quyết định liệu khách hàng có ở lại hay lặng lẽ rời đi.
MyTime tiếp tục phát triển các công cụ dành cho thành viên để giúp các nhà điều hành thực hiện đúng những điều cơ bản trên mọi địa điểm trong mạng lưới của họ, từ việc lập hóa đơn ACH đáng tin cậy và tiết kiệm chi phí hơn đến việc liên lạc gia hạn giúp duy trì sự gắn kết và niềm tin của khách hàng vào thương hiệu.
Xử lý thanh toán ACH là gì và tại sao nó lại quan trọng đối với việc quản lý hội viên?
ACH, hay Hệ thống Thanh toán Tự động, là một phương thức thanh toán xử lý giao dịch trực tiếp qua tài khoản ngân hàng của khách hàng thay vì thông qua mạng lưới thẻ tín dụng. Đối với các doanh nghiệp thực hiện thanh toán định kỳ, phương thức này có hai ưu điểm đáng kể: phí xử lý thấp hơn và tỷ lệ thanh toán thất bại thấp hơn đáng kể.
Xử lý thanh toán ACH rẻ hơn đáng kể so với thanh toán qua mạng lưới thẻ tín dụng. Đối với một hệ thống nhượng quyền xử lý hàng trăm khoản thanh toán phí thành viên mỗi tháng, sự khác biệt đó sẽ nhanh chóng tích lũy, và vì phí thành viên thường cao hơn so với các giao dịch một lần, nên tiềm năng tiết kiệm trên toàn hệ thống là rất lớn.
Khoảng cách về tỷ lệ lỗi thậm chí còn quan trọng hơn về mặt vận hành. Tài khoản ngân hàng không hết hạn hoặc được thay thế sau khi bị gian lận như thẻ tín dụng. Khách hàng có thẻ bị lỗi cần được liên hệ, cần cập nhật thông tin thanh toán và có thể chuyển sang nhà cung cấp khác đơn giản vì việc giải quyết lỗi tốn nhiều công sức hơn mức đáng có. ACH loại bỏ gần như hoàn toàn điểm lỗi đó.
MyTime hỗ trợ thanh toán ACH cho phí thành viên, và giờ đây khách hàng có thể thêm và quản lý tài khoản ngân hàng của mình như một tùy chọn thanh toán trực tiếp từ hồ sơ cá nhân trong tiện ích đặt chỗ, giúp họ dễ dàng lựa chọn cách thanh toán phí thành viên.
Khách hàng cập nhật phương thức thanh toán cho phí thành viên như thế nào?
Khách hàng có thể thêm tài khoản ngân hàng trực tiếp từ mục Tài khoản của tôi trong tiện ích đặt chỗ. Sau khi đăng nhập, họ điều hướng đến mục Thanh toán, thêm thông tin tài khoản ngân hàng và kích hoạt thanh toán cho phí thành viên và các khoản phí định kỳ. Sau khi lưu, tài khoản ngân hàng sẽ tự động được cập nhật trên hồ sơ tại cửa hàng của họ. Không cần sự can thiệp của nhân viên.
Đối với các nhà bán lẻ muốn tự thiết lập, nhân viên có thể thêm thông tin tài khoản ngân hàng từ hồ sơ khách hàng bằng cách gửi liên kết qua Communicator hoặc chia sẻ liên kết trực tiếp để khách hàng tự hoàn tất. Sau khi tài khoản ngân hàng được lưu, tài khoản đó có thể được kích hoạt riêng cho thành viên và thanh toán định kỳ từ hồ sơ khách hàng và được quản lý từ mục Thành viên.
Kết quả là một quy trình áp dụng hoạt động hiệu quả cho dù khách hàng chủ động hay người bán thực hiện, không cần thao tác thủ công nào trong cả hai trường hợp. Thanh toán trực tuyến bằng tài khoản ngân hàng có sẵn khi mua gói thành viên thông qua tiện ích đặt chỗ, mang đến cho khách hàng một con đường liền mạch để thanh toán qua ACH ngay từ khi đăng ký.
Bạn có nên thông báo cho khách hàng trước khi gia hạn tư cách thành viên của họ không?
Việc khách hàng hủy đăng ký do các khoản phí bất ngờ hoặc thiếu thông tin liên lạc trước khi gia hạn là một trong những vấn đề dễ phòng ngừa nhất mà một hệ thống nhượng quyền có thể gặp phải. Thông báo xác nhận gia hạn thành viên là một email tự động được gửi đến khách hàng trước khi gia hạn, cho họ cơ hội hủy trước khi khoản phí tiếp theo được xử lý nếu họ muốn.
Lưu ý về việc tuân thủ: Một số tiểu bang, quốc gia và khu vực yêu cầu doanh nghiệp phải thông báo cho người đăng ký trước khi gia hạn tự động và cung cấp quy trình hủy rõ ràng. Chúng tôi khuyên bạn nên kiểm tra các yêu cầu cụ thể của khu vực mà bạn hoạt động để đảm bảo chương trình thành viên của bạn tuân thủ đúng quy định. Thông báo chấp thuận gia hạn của MyTime là một cách thiết thực để đáp ứng các nghĩa vụ đó đồng thời củng cố mối quan hệ với khách hàng.
Hầu hết khách hàng sẽ gia hạn bất kể thế nào, và đối với họ, thông báo này chỉ đơn giản là tín hiệu cho thấy thương hiệu minh bạch và coi trọng mối quan hệ. Đối với những người vẫn đang lưỡng lự, một lời nhắc nhở khéo léo về những quyền lợi mà gói thành viên của họ được hưởng, cùng với một lộ trình chủ động để hủy bỏ nếu họ muốn, là một cơ hội để giành lại họ trước khi họ thực sự rời bỏ. Và đối với bất kỳ ai quyết định hủy bỏ, một sự chấm dứt êm đẹp luôn tốt hơn là một khoản phí tranh chấp hoặc một cuộc gọi bực bội.
Các nhà bán lẻ có thể tạo các mẫu riêng biệt cho từng loại thành viên và cấu hình thời gian gửi thông báo phù hợp với từng loại. Thành viên đăng ký hàng tháng có thể nhận được thông báo trước vài ngày, trong khi thành viên đăng ký hàng năm cần thời gian thông báo dài hơn. Bản thân thông điệp cũng là một cơ hội đáng được xem xét nghiêm túc. Thay vì một lời nhắc gia hạn chung chung, các thương hiệu đưa ra tóm tắt ngắn gọn về những quyền lợi của gói thành viên sẽ cung cấp cho khách hàng lý do cụ thể để tiếp tục sử dụng dịch vụ, điều này đặc biệt có giá trị đối với các gói thành viên cao cấp, nơi mà toàn bộ các quyền lợi có thể không được khách hàng nhớ đến ngay lập tức.
Hệ thống nhắc nhở gia hạn tự động hoạt động như thế nào?
MyTime gửi thông báo xác nhận gia hạn qua email, với thời gian được xác định dựa trên cấu hình của từng loại thành viên. Các nhà cung cấp dịch vụ có thể thiết lập thời gian gửi thông báo phù hợp với từng loại thành viên và tạo các mẫu thông báo riêng biệt cho mỗi loại. Mỗi tin nhắn đều bao gồm một liên kết trực tiếp để khách hàng quản lý tư cách thành viên của họ từ tài khoản cá nhân.
Khả năng tùy chỉnh cho từng loại thành viên chính là giá trị vận hành thực sự. Các cấp độ thành viên khác nhau có mức giá khác nhau, mức độ cam kết khác nhau và kỳ vọng khác nhau của khách hàng. Thay vì áp dụng một mẫu chung cho tất cả, nhà điều hành có thể điều chỉnh thời gian và thông điệp cho từng cấp độ để mỗi thành viên nhận được thông tin phù hợp và chu đáo với cấp độ thành viên của họ.
Tìm hiểu cách một trong những đối tác kinh doanh của MyTime đã mở rộng quy mô nhượng quyền thương hiệu bằng hình thức thành viên tại đây →
Quản lý hội viên được thiết kế để mở rộng quy mô
Việc thanh toán không thành công và các khoản phí gia hạn bất ngờ là hai trong số những nguyên nhân phổ biến nhất và dễ tránh nhất dẫn đến việc khách hàng hủy đăng ký thành viên. Một thương hiệu nhượng quyền giải quyết được cả hai vấn đề này là đang vận hành một chương trình thành viên mà khách hàng cảm nhận là đáng tin cậy và minh bạch, chính xác là loại chương trình mà mọi người sẽ gắn bó lâu dài.
Các công cụ quản lý thành viên của MyTime được xây dựng để cung cấp cho các nhà điều hành các tùy chọn cấu hình cần thiết để vận hành các chương trình ở quy mô lớn, cho dù đó là lập hóa đơn đáng tin cậy hơn, chi phí xử lý thấp hơn hay giao tiếp giúp các thành viên luôn được thông báo và tham gia ở mọi giai đoạn trong thời gian tham gia chương trình.
Tìm hiểu thêm về cách các gói thành viên tạo ra con đường dẫn đến tăng trưởng bền vững tại đây →
Câu Hỏi Thường Gặp
Sự khác biệt giữa thanh toán ACH và thanh toán bằng thẻ tín dụng cho việc thanh toán phí thành viên là gì? ACH xử lý thanh toán trực tiếp qua tài khoản ngân hàng của khách hàng, điều này thường có nghĩa là phí xử lý thấp hơn và ít giao dịch thất bại hơn so với thẻ tín dụng, vốn có thời hạn sử dụng và được thay thế thường xuyên hơn.
Khách hàng có thể tự thiết lập thanh toán ACH trong MyTime không? Có. Khách hàng có thể thêm tài khoản ngân hàng của họ từ mục Tài khoản của tôi trong tiện ích đặt chỗ và kích hoạt nó cho các khoản thanh toán thành viên và các khoản phí định kỳ, mà không cần sự can thiệp của nhân viên.
Thông báo xác nhận gia hạn thành viên giúp giảm tỷ lệ hủy đăng ký như thế nào? Bằng cách thông báo cho khách hàng trước khi giao dịch được xử lý, thông báo gia hạn giúp phát hiện sớm ý định hủy đăng ký, từ đó tránh được các tranh chấp sau khi thanh toán và hướng đến việc tự nguyện chấm dứt hợp đồng, qua đó duy trì mối quan hệ với khách hàng.
Có thể tùy chỉnh thông báo gia hạn cho từng loại thành viên không? Có. MyTime cho phép các nhà cung cấp tạo các mẫu thông báo gia hạn riêng biệt cho từng loại thành viên, với thời gian và nội dung thông báo khác nhau, phản ánh mức độ cam kết và kỳ vọng của từng cấp độ.
Rủi ro vận hành lớn nhất khi thanh toán phí thành viên bằng thẻ tín dụng là gì? Đó là các giao dịch thanh toán thất bại. Thẻ tín dụng hết hạn, bị gắn cờ gian lận và đạt đến hạn mức chi tiêu, tất cả đều yêu cầu nhân viên theo dõi và tạo ra sự bất tiện cho khách hàng mà phương thức thanh toán ACH phần lớn loại bỏ được.
Bạn đã sẵn sàng giảm tỷ lệ hủy hội viên tại tất cả các địa điểm của mình chưa? Hãy đặt lịch dùng thử ngay!
