Việc lên lịch làm việc cho nhân viên trở nên khó khăn hơn mỗi khi một thương hiệu dịch vụ mở thêm địa điểm kinh doanh.
Tại một địa điểm, một người quản lý giỏi có thể biết ai làm việc hiệu quả nhất vào thứ Bảy, ai có thể đảm nhận dịch vụ nào, phòng nào thường xuyên bị đặt kín lịch và khi nào lịch làm việc quá ít. Trên nhiều địa điểm, kiến thức địa phương đó cần được hệ thống hóa. Nếu không, thương hiệu sẽ rơi vào tình trạng phân bổ không đồng đều, trải nghiệm thương hiệu không nhất quán, thời gian nh闲 rỗi, nhân viên giỏi bị quá tải, nhân viên thất vọng và khách hàng không thể tìm được lịch hẹn phù hợp.
Các thương hiệu dịch vụ đa địa điểm quản lý lịch làm việc của nhân viên bằng cách chuẩn hóa các quy tắc quan trọng, cập nhật thường xuyên tình trạng sẵn có của nhân viên, phân công nhân viên cho các dịch vụ họ có thể thực hiện, điều chỉnh phạm vi bao phủ phù hợp với nhu cầu đặt lịch hẹn và theo dõi mức độ sử dụng nhân lực tại các địa điểm khác nhau. Các nhà quản lý địa phương vẫn cần sự linh hoạt, nhưng họ cũng cần một hệ thống rõ ràng cho lịch trình, yêu cầu nghỉ phép, điều kiện sử dụng dịch vụ, thay đổi lịch hẹn, phòng ốc, nguồn lực và báo cáo.
Mục tiêu không chỉ đơn thuần là lấp đầy các ca làm việc. Lập kế hoạch ca làm việc hiệu quả đảm bảo có đúng nhân viên phục vụ đúng dịch vụ, ở đúng địa điểm và đúng thời điểm.
Vì sao việc lập lịch làm việc cho nhân viên ở nhiều địa điểm lại khó khăn hơn?
Lập kế hoạch bố trí nhân sự không chỉ là vấn đề về lịch trình. Đó còn là vấn đề về năng lực, trải nghiệm khách hàng, trải nghiệm nhân viên và khả năng hỗ trợ quản lý.
Một chuỗi salon có thể cần lên lịch làm việc cho các nhà tạo mẫu tóc dựa trên trình độ chứng chỉ, thời gian dịch vụ, nhu cầu nhuộm tóc và sở thích của khách hàng. Các thương hiệu spa có thể cần phối hợp với các chuyên viên về phòng ốc, thiết bị, gói dịch vụ và nhu cầu cao điểm vào cuối tuần. Các thương hiệu chăm sóc thú cưng có thể cần lên kế hoạch bố trí nhân viên cho các dịch vụ chải chuốt, trông giữ ban ngày, lưu trú qua đêm, đặt lịch nhiều thú cưng và khả năng phục vụ nhiều ngày. Các doanh nghiệp giáo dục hoặc bồi dưỡng kiến thức có thể cần giảng viên sẵn sàng cho các lớp học định kỳ, sự kiện và các buổi học bù.
Mỗi địa điểm có một mô hình hoạt động hơi khác nhau. Một số địa điểm cần nhiều nhân viên hơn sau giờ làm việc. Một số khác lại tăng đột biến vào cuối tuần. Một nhà cung cấp có thể luôn kín lịch trong khi nhà cung cấp khác lại có quá nhiều thời gian trống. Một địa điểm có thể có đủ nhân viên nhưng không đủ phòng. Một địa điểm khác có thể có phòng trống nhưng lại không có nhà cung cấp được chứng nhận phù hợp.
Khi mạng lưới phát triển, những vấn đề nhỏ về lập lịch trình sẽ trở thành những vấn đề lớn hơn trong quá trình vận hành:
- Việc thay đổi về số lượng nhân viên có mặt được mỗi người quản lý xử lý theo cách khác nhau.
- Thông tin về điều kiện sử dụng dịch vụ không phải lúc nào cũng được phản ánh trong quy trình đặt chỗ.
- Các nhà cung cấp dịch vụ có nhu cầu cao bị quá tải trong khi những nhà cung cấp khác lại hoạt động dưới công suất thấp.
- Số lượng phòng và nguồn lực có hạn, do đó số lượng cuộc hẹn có thể đặt.
- Các giải pháp tạm thời tại chỗ khiến việc báo cáo trở nên khó khăn hơn.
- Nhân viên không phải lúc nào cũng nắm bắt được những thay đổi về lịch trình một cách nhanh chóng.
- Các nhà lãnh đạo không thể biết liệu một địa điểm đang thiếu nhân viên, thừa nhân viên hay đơn giản là không đủ khách đặt chỗ.
Giải pháp không phải là loại bỏ quyền tự quyết của địa phương. Các đội địa phương cần một hệ thống lập lịch tốt hơn.
Bắt đầu với các thông tin đầu vào lập lịch rõ ràng.
Lập kế hoạch phân công nhân viên hiệu quả bắt đầu từ trước khi lịch trình được lập ra.
Các thương hiệu có nhiều địa điểm cần thông tin chính xác cho từng địa điểm. Thông tin đó bao gồm ai làm việc ở đó, khi nào họ có mặt, họ có thể cung cấp dịch vụ gì, dịch vụ nào yêu cầu phòng hoặc tài nguyên cụ thể, mỗi dịch vụ mất bao lâu, khoảng thời gian đặt lịch nào được áp dụng và ai có quyền thay đổi.
Nền tảng đó rất quan trọng vì những sai sót trong việc lên lịch thường bắt nguồn từ dữ liệu nhập sai. Khi một nhà cung cấp dịch vụ có sẵn trong hệ thống nhưng thực tế lại không làm việc vào ngày đó, khách hàng có thể thấy những khung giờ họ không thể sử dụng. Một nhà cung cấp không khớp cũng có thể tạo ra một cuộc hẹn cần phải được dời lại. Nếu không có thông tin về phòng trống trong hệ thống, lịch có thể hiển thị là còn trống ngay cả khi địa điểm đó đã kín chỗ.
Công cụ lập lịch hẹn của MyTime hỗ trợ các gói dịch vụ có thể cấu hình, thiết lập khung thời gian chính xác, phân công nhân viên, tình trạng sẵn có của nhân viên, cấp độ chứng nhận, thời lượng khác nhau và giá cả theo loại cuộc hẹn. Điều đó giúp các thương hiệu kết hợp các cuộc hẹn với nhân viên và thiết lập dịch vụ phù hợp.Lịch hẹn MyTime).
MyTime cũng hỗ trợ các công cụ lập lịch cho nhân viên để phân công ca làm việc, quản lý thời gian rảnh và xem mức độ nhân sự, với quyền truy cập ứng dụng dành cho nhân viên để xem lịch làm việc, yêu cầu nghỉ phép và liên lạc với quản lý.Quản lý nhân viên MyTime).
Đối với người điều hành, bài học rút ra rất đơn giản: lịch trình chỉ tốt khi các quy tắc đi kèm tuân thủ nghiêm ngặt.
Cân bằng giữa phạm vi bao phủ và mức độ sử dụng.
Việc có lịch làm việc cho nhân viên không đồng nghĩa với việc sử dụng thời gian của nhân viên một cách hiệu quả.
Một địa điểm có thể trông đầy đủ nhân viên nhưng vẫn còn quá nhiều thời gian trống chưa được đặt trước. Một địa điểm khác có thể trông ít nhân viên nhưng lại không có chỗ để đáp ứng khách vãng lai, đặt lại lịch, thêm dịch vụ hoặc nhu cầu phát sinh vào phút cuối. Câu hỏi đúng không chỉ là “Chúng ta có đủ nhân viên không?” mà còn là “Liệu có đủ nhân viên phù hợp khi nhu cầu thực sự phát sinh?”
Đó là lý do tại sao việc sử dụng lại quan trọng.
Việc sử dụng nhân lực giúp các nhà lãnh đạo thấy được bao nhiêu thời gian đã được đặt trước, bao nhiêu thời gian còn trống và liệu mô hình bố trí nhân sự có phù hợp với nhu cầu hay không. Nó cũng giúp các nhà quản lý tránh chỉ dựa vào cảm tính. Một ngày thứ Ba yên tĩnh có thể không cần mô hình bố trí nhân sự giống như sáng thứ Bảy. Thời gian nhàn rỗi lặp đi lặp lại có thể chỉ ra vấn đề về lịch trình, vấn đề về khả năng theo dõi đặt chỗ hoặc khoảng trống trong việc phân công dịch vụ.
Báo cáo Sử dụng Lịch MyTime hiển thị tỷ lệ phần trăm các khung thời gian khả dụng mà nhân viên hoặc nguồn lực đã được đặt trước hoặc đang rảnh. Báo cáo bao gồm các chỉ số như cuộc hẹn, tỷ lệ đã đặt trước, tỷ lệ chưa đặt trước, số giờ khả dụng và số lượt đặt trước trên mỗi khung thời gian. Các nhóm có thể lọc theo địa điểm, nhân viên, nguồn lực và ngày (Báo cáo sử dụng lịch MyTime).
Loại báo cáo này giúp các nhà lãnh đạo so sánh giữa các địa điểm mà không cần phải áp đặt cùng một mô hình nhân sự cho tất cả các địa điểm. Mục tiêu không phải là lịch làm việc giống hệt nhau, mà là lập lịch làm việc dựa trên thông tin thu thập được.
Tạo sự linh hoạt mà không gây hỗn loạn
Việc sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên cũng ảnh hưởng đến trải nghiệm của nhân viên.
Theo báo cáo của Gallup, 58% người lao động Mỹ làm việc toàn thời gian tại văn phòng và những nhân viên làm việc toàn thời gian tại văn phòng nhưng không có khả năng làm việc từ xa có mức độ gắn kết thấp hơn so với những nhân viên làm việc từ xa, làm việc kết hợp hoặc làm việc từ xa nhưng vẫn làm việc tại văn phòng (Gallup).
Theo khảo sát của Gallup, đối với nhân viên tuyến đầu, sự linh hoạt về thời gian quan trọng hơn sự linh hoạt về địa điểm. Các lựa chọn hấp dẫn nhất bao gồm quyền lựa chọn ngày làm việc, tăng thời gian nghỉ phép hoặc nghỉ dưỡng, và tuần làm việc bốn ngày.Gallup).
Các thương hiệu dịch vụ không phải lúc nào cũng có thể đáp ứng mọi loại linh hoạt. Khách hàng vẫn cần đặt lịch hẹn. Các địa điểm vẫn cần có người phục vụ. Một số dịch vụ vẫn yêu cầu nhà cung cấp, phòng ốc hoặc nguồn lực cụ thể.
Nhưng các thương hiệu có thể tạo ra sự linh hoạt mà không gây ra sự hỗn loạn.
Điều đó bắt đầu bằng việc thiết lập các quy tắc rõ ràng về thời gian làm việc, yêu cầu nghỉ phép, thay đổi ca làm việc, khoảng thời gian đặt lịch và sự phê duyệt của quản lý. Nhân viên cần biết cách yêu cầu thay đổi. Quản lý cần biết những gì họ có thể phê duyệt tại địa phương. Lãnh đạo cần có khả năng xem xét liệu những thay đổi đó có bảo vệ trải nghiệm của khách hàng hay tạo ra khoảng trống trong công việc.
Hình thức linh hoạt tệ nhất là không chính thức và không rõ ràng. Khi người quản lý đưa ra ngoại lệ, lịch trình thay đổi, nhân viên chỉ biết tin muộn, và hệ thống không còn phản ánh thực tế. Hình thức linh hoạt tốt nhất là có cấu trúc, minh bạch và dễ quản lý.
→ Tính linh hoạt phát huy hiệu quả tốt nhất khi nhân viên biết cách yêu cầu sự linh hoạt đó và người quản lý có thể thấy được tác động về mặt vận hành trước khi thực hiện thay đổi.
Cung cấp cho các nhà quản lý một cẩm nang lập kế hoạch.
Các quản lý địa phương thường là điểm mấu chốt trong việc sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên.
Họ phải cân bằng giữa nhu cầu của khách hàng, sở thích của nhân viên, yêu cầu nghỉ phép, những thay đổi vào phút chót, chất lượng dịch vụ, mục tiêu năng suất và mục tiêu doanh thu địa phương. Nếu quy trình chỉ dựa vào trí nhớ, tin nhắn, bảng tính hoặc phán đoán của một người, việc lên lịch sẽ trở nên khó khăn hơn khi thương hiệu phát triển.
Gallup cho biết 70% sự khác biệt về mức độ gắn kết của nhóm được quyết định hoàn toàn bởi người quản lý, và họ mô tả các nhà quản lý tuyến đầu là đòn bẩy quan trọng đối với sự gắn kết của nhân viên.Gallup).
Nghiên cứu tương tự cũng chỉ ra rằng các nhà quản lý có nhiều khả năng gặp khó khăn hơn so với các nhân viên trong việc giải quyết các ưu tiên cạnh tranh và kỳ vọng không rõ ràng, điều này có thể góp phần dẫn đến tình trạng kiệt sức.Gallup).
Điều đó khiến việc trao quyền cho người quản lý trở thành một phần của chiến lược lập kế hoạch. Người quản lý không chỉ cần quyền lập kế hoạch mà còn cần một cẩm nang hướng dẫn.
Một kế hoạch lập lịch hiệu quả cần trả lời các câu hỏi sau:
- Lịch trình được lập và xem xét khi nào?
- Nhân viên nên xem lịch làm việc của mình trước bao lâu?
- Việc thay đổi tình trạng sẵn có được gửi như thế nào?
- Các nhà quản lý có thể phê duyệt những thay đổi nào ở cấp địa phương?
- Những dịch vụ nào yêu cầu nhân viên có trình độ chuyên môn cụ thể?
- Các phòng và nguồn lực được kiểm tra như thế nào trước khi mở đặt lịch hẹn trực tuyến?
- Điều gì xảy ra khi một nhà cung cấp dịch vụ không nhận đủ khách đặt chỗ?
- Các nhà quản lý nên xem xét những chỉ số nào mỗi tuần?
Điều này giúp việc lập kế hoạch không trở thành một quá trình phụ thuộc vào cá tính. Các nhà quản lý vẫn đưa ra quyết định, nhưng họ đưa ra quyết định đó trong khuôn khổ một mô hình hoạt động chung.
Điều phối các cuộc hẹn phụ thuộc vào nhiều nhân viên, nhiều dịch vụ và nguồn lực.
Nhiều cuộc hẹn dịch vụ phức tạp hơn nhiều so với chỉ một khách hàng, một nhà cung cấp và một khung giờ duy nhất.
Khách hàng tại salon có thể đặt nhiều dịch vụ với các nhà cung cấp khác nhau. Khách hàng tại spa có thể cần một nhà cung cấp và một phòng cụ thể. Việc đặt dịch vụ chăm sóc thú cưng có thể bao gồm nhiều thú cưng, thời gian lưu trú nhiều ngày và giới hạn về số lượng. Các cơ sở giáo dục hoặc bồi dưỡng kiến thức có thể cần một người hướng dẫn, một phòng học và giới hạn số lượng học viên trong lớp.
Khi hệ thống lập lịch không tính đến sự phức tạp đó, gánh nặng sẽ dồn lên vai nhân viên. Họ phải kiểm tra lịch thủ công, phối hợp với nhà cung cấp khác, dời lịch hẹn hoặc giải thích lý do tại sao thời gian có sẵn lại không khả dụng.
Tài liệu hỗ trợ của MyTime giải thích rằng các cuộc hẹn có nhiều nhân viên có thể hiển thị từng dịch vụ dưới cột tương ứng của nhân viên đó. Mỗi dịch vụ vẫn được kết nối với cuộc hẹn lớn hơn (Lịch hẹn nhiều nhân viên MyTime).
MyTime cũng hỗ trợ đặt lịch trực tuyến theo khoảng thời gian cụ thể cho từng nhân viên từ 5 đến 120 phút. Nếu khách hàng chọn “Không ưu tiên”, hệ thống có thể hiển thị thời gian dựa trên tổng số nhân viên có sẵn và phân công nhân viên theo phương pháp luân phiên (round-robin).Khoảng thời gian đặt lịch trực tuyến MyTime theo nhân viên).
Đối với phòng họp và các nguồn lực hạn chế khác, MyTime có thể hiển thị số lượng cuộc hẹn theo trạng thái bên dưới tên nhân viên trong chế độ xem theo ngày và lịch trình. Dung lượng tài nguyên so sánh số lượng cuộc hẹn đã được xác nhận với tổng dung lượng đã được cấu hình (Số lượng cuộc hẹn MyTime và năng lực tài nguyên).
Những chi tiết đó rất quan trọng vì việc lập kế hoạch lịch làm việc cho nhân viên và lập kế hoạch nguồn lực có mối liên hệ với nhau. Có thể có nhà cung cấp dịch vụ, nhưng phòng thì không. Phòng có thể có sẵn, nhưng nhà cung cấp dịch vụ phù hợp thì không. Bỏ qua bất kỳ khía cạnh nào cũng có thể tạo ra mâu thuẫn cho nhân viên và khách hàng.
Sử dụng báo cáo để phát hiện các vấn đề về nhân sự.
Các nhà lãnh đạo quản lý nhiều địa điểm cần biết việc lập kế hoạch đang hoạt động hiệu quả ở đâu và đang gặp vấn đề ở đâu.
Vấn đề không phải lúc nào cũng rõ ràng. Một địa điểm có doanh thu thấp có thể do nhu cầu thấp, tỷ lệ đặt lại phòng kém, tiếp thị địa phương yếu, quá nhiều thời gian làm việc của nhân viên không được sử dụng, sức chứa phòng hạn chế hoặc quá ít nhà cung cấp dịch vụ có nhu cầu cao. Những địa điểm có doanh thu cao vẫn có thể đang quá tải nhân viên giỏi nhất trong khi bỏ phí các nhà cung cấp dịch vụ khác.
Báo cáo lập kế hoạch giúp các nhà lãnh đạo nhận ra sự khác biệt.
Tổng quan báo cáo của MyTime bao gồm các báo cáo về nhân viên và lịch trình như Lịch đặt chỗ theo nhân viên, Báo cáo theo dõi thời gian, Báo cáo lập lịch cho nhân viên, Báo cáo sử dụng lịch và Lịch đặt chỗ theo nguồn lực. Nó cũng bao gồm các báo cáo về Năng suất của nhân viên, Lương hàng ngày, Lương theo chu kỳ trả lương, Lịch sử cuộc hẹn và Xếp hạng (Tổng quan về báo cáo MyTime).
Giải pháp nhượng quyền của MyTime cũng hỗ trợ báo cáo theo thời gian thực trên toàn mạng lưới, cho phép theo dõi năng suất, doanh thu và mức độ sử dụng theo từng địa điểm và trên các nhóm nhượng quyền (Giải pháp nhượng quyền MyTime).
Sự minh bạch đó giúp các nhà lãnh đạo đặt ra những câu hỏi tốt hơn về vấn đề nhân sự:
- Những địa điểm nào có quá nhiều thời gian làm việc của nhân viên chưa được đặt trước?
- Những nhà cung cấp dịch vụ nào thường xuyên bị đặt kín chỗ?
- Những dịch vụ nào đang gây ra tắc nghẽn trong việc lập lịch?
- Những phòng hoặc nguồn lực nào đang hạn chế sức chứa?
- Những địa điểm nào cần khoảng thời gian đặt phòng khác nhau?
- Những nhà quản lý nào cần được huấn luyện hoặc cần một kế hoạch lập lịch rõ ràng hơn?
- Lịch làm việc của nhân viên nào không phù hợp với nhu cầu đặt lịch hẹn thực tế?
Việc báo cáo tốt hơn không thay thế bối cảnh địa phương. Nó cung cấp cho các nhà lãnh đạo bối cảnh cần thiết để huấn luyện, lập kế hoạch và điều chỉnh.
Điều này trông như thế nào trong thực tế
Một chuỗi salon phân bổ dịch vụ nhuộm tóc cho các chuyên viên được chứng nhận và điều chỉnh khoảng thời gian đặt lịch theo từng nhân viên. Lịch trình ban đầu phản ánh cả sự sẵn có và điều kiện sử dụng dịch vụ. → Các cuộc hẹn được sắp xếp với đúng chuyên viên vào đúng thời điểm.
Một thương hiệu spa xem xét việc sử dụng nhân viên và nguồn lực trước khi thay đổi lịch phân bổ nhân sự. Người quản lý có thể biết liệu thời gian trống là do quá nhiều giờ đã lên lịch, quá ít nhu cầu hay do thiếu phòng. → Việc đưa ra quyết định về nhân lực sẽ hiệu quả hơn khi thời gian đã đặt lịch và chưa đặt lịch được hiển thị rõ ràng.
Một thương hiệu chăm sóc thú cưng lập kế hoạch về nhân sự và năng lực nguồn lực cùng nhau. Các nhóm có thể tính đến các cuộc hẹn trong ngày, đặt lịch nhiều ngày và các nhu cầu cụ thể của dịch vụ trước khi lịch đặt chỗ kín. → Việc lập lịch sẽ hiệu quả hơn khi con người và nguồn lực được lên kế hoạch cùng nhau.
Một thương hiệu giáo dục hoặc bồi dưỡng sẽ liên kết các giảng viên với các buổi học định kỳ và nhu cầu tại từng địa điểm. Ban lãnh đạo có thể thấy địa điểm nào cần tăng cường giảng dạy và lớp học nào còn chỗ trống. → Việc lập lịch làm việc cho nhân viên nên phản ánh nhu cầu địa phương, chứ không phải một giả định chung cho toàn mạng lưới.
Cách MyTime hỗ trợ lập lịch làm việc cho nhân viên tại nhiều địa điểm khác nhau
MyTime giúp các thương hiệu dịch vụ đa địa điểm kết nối việc lập lịch nhân viên, lên lịch hẹn, tình trạng sẵn có, nguồn lực, mức độ sử dụng và báo cáo trong một hệ thống vận hành duy nhất.
Trong quản lý nhân sự, MyTime hỗ trợ phân công ca làm việc, quản lý tình trạng sẵn có, xem mức độ nhân sự, truy cập lịch làm việc của nhân viên, yêu cầu nghỉ phép, liên lạc với quản lý, theo dõi hiệu suất và theo dõi năng suất.Quản lý nhân viên MyTime).
Đối với việc lên lịch hẹn, MyTime hỗ trợ phân công nhân viên, các loại cuộc hẹn có thể cấu hình, thời lượng dịch vụ, tình trạng sẵn có của nhân viên, cấp độ chứng nhận, thời gian đệm, thông báo, giao tiếp với khách hàng, đồng bộ hóa lịch và quản lý lịch trình từ ứng dụng MyTime (Lịch hẹn MyTime).
Với các hình thức đặt lịch phức tạp hơn, MyTime hỗ trợ đặt lịch hẹn cho nhiều nhân viên và khoảng thời gian đặt lịch trực tuyến dành riêng cho từng nhân viên. Nó cũng hỗ trợ thống kê số lượng cuộc hẹn theo từng nhân viên và theo dõi năng lực nguồn lực.Lịch hẹn nhiều nhân viên MyTime, Khoảng thời gian đặt lịch trực tuyến MyTime theo nhân viên, Số lượng cuộc hẹn MyTime và năng lực tài nguyên).
Đối với các nhà lãnh đạo, báo cáo MyTime giúp các nhóm xem xét lịch đặt chỗ theo từng nhân viên, giờ làm việc đã lên lịch, thời gian đã đặt và chưa đặt, mức sử dụng tài nguyên, năng suất, tiền lương, theo dõi thời gian và lịch sử cuộc hẹn. Các nhóm cũng có thể xem xét hiệu suất ở cấp độ địa điểm (Tổng quan về báo cáo MyTime).
Cái nhìn tổng quan đó rất quan trọng vì việc lập lịch làm việc cho nhân viên không chỉ do một người đảm nhiệm. Các quản lý địa phương xây dựng lịch làm việc. Nhân viên phải tuân theo lịch đó. Khách hàng trải nghiệm nó. Các nhà lãnh đạo nhượng quyền và điều hành cần biết liệu lịch làm việc đó có hiệu quả hay không.
FAQ
Lập lịch làm việc cho nhân viên đối với các thương hiệu dịch vụ đa địa điểm là như thế nào?
Đối với các thương hiệu dịch vụ đa địa điểm, lập lịch làm việc cho nhân viên là quá trình kết hợp sự sẵn có của nhân viên, trình độ chuyên môn, lịch hẹn, phòng ốc, nguồn lực và nhu cầu địa phương để mỗi địa điểm đều có đủ nhân lực vào đúng thời điểm.
Các thương hiệu dịch vụ sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên tại nhiều địa điểm khác nhau như thế nào?
Các thương hiệu dịch vụ lên lịch làm việc cho nhân viên tại nhiều địa điểm bằng cách chuẩn hóa các quy tắc lập lịch, cập nhật thường xuyên tình trạng sẵn có của nhân viên, phân bổ nhà cung cấp dịch vụ cho các dịch vụ họ có thể thực hiện, điều phối phòng ốc và nguồn lực, sử dụng quy trình làm việc của người quản lý cho việc nghỉ phép và thay đổi, và theo dõi mức độ sử dụng dịch vụ tại các địa điểm khác nhau.
Các thương hiệu nên theo dõi những yếu tố nào để cải thiện việc lập lịch làm việc cho nhân viên?
Các thương hiệu nên theo dõi tình trạng sẵn có của nhân viên, số giờ làm việc đã lên lịch, tỷ lệ đặt lịch, tỷ lệ lịch trống, số cuộc hẹn theo từng nhân viên, mức độ sử dụng nguồn lực, số lần hủy lịch, số khách không đến, năng suất của nhân viên, phản hồi của khách hàng và xu hướng sử dụng theo từng địa điểm.
Làm thế nào việc lập kế hoạch bố trí nhân sự có thể cải thiện trải nghiệm của nhân viên?
Lập lịch làm việc cho nhân viên có thể cải thiện trải nghiệm của nhân viên bằng cách làm cho lịch trình rõ ràng hơn, giảm thiểu sự nhầm lẫn vào phút cuối, cung cấp cho nhân viên một cách thức cụ thể để yêu cầu nghỉ phép hoặc thay đổi lịch làm việc, và giúp người quản lý cân bằng giữa sự linh hoạt và việc bao quát công việc. Nó cũng giúp các nhà lãnh đạo nắm được liệu thời gian của nhân viên có được sử dụng hiệu quả hay không.
Việc có nhiều nhân viên tham gia cuộc hẹn ảnh hưởng đến lịch trình như thế nào?
Việc có nhiều nhân viên phụ trách lịch hẹn ảnh hưởng đến việc lên lịch vì một lần thăm khám của khách hàng có thể cần nhiều nhà cung cấp dịch vụ, dịch vụ, phòng hoặc nguồn lực khác nhau. Lịch trình cần thể hiện mỗi dịch vụ thuộc về nhà cung cấp phù hợp, đồng thời vẫn đảm bảo tính liên kết của toàn bộ cuộc hẹn.
Các thương hiệu nên cân bằng giữa số lượng nhân viên và hiệu quả sử dụng nhân viên như thế nào?
Các thương hiệu nên cân bằng giữa số lượng nhân viên và hiệu quả sử dụng nhân lực bằng cách so sánh giờ làm việc theo lịch với thời gian đã đặt lịch, thời gian rảnh, nhu cầu đặt lịch hẹn, loại hình dịch vụ và các hạn chế về nguồn lực. Mục tiêu là đảm bảo đủ nhân lực để bảo vệ trải nghiệm của khách hàng mà không để quá nhiều thời gian của nhân viên bị lãng phí.
Tích hợp việc lập lịch làm việc cho nhân viên vào hệ điều hành của bạn.
Lập kế hoạch phân công công việc cho nhân viên là một trong những hệ thống vận hành quan trọng nhất trong một thương hiệu dịch vụ đa địa điểm.
Khi hệ thống hoạt động tốt, khách hàng có thể tìm được lịch hẹn phù hợp, nhân viên biết mình cần làm gì, người quản lý giảm bớt các thao tác chỉnh sửa thủ công, và lãnh đạo có thể thấy cách mỗi địa điểm sử dụng thời gian và nhân lực. Nếu hệ thống gặp trục trặc, ảnh hưởng sẽ lan rộng khắp nơi: bỏ lỡ lịch hẹn, khối lượng công việc không đồng đều, thời gian nhàn rỗi, nhân viên bực bội và dịch vụ không nhất quán.
Giải pháp không phải là một bảng tính phức tạp hơn. Đó là một hệ thống lập lịch kết nối, tích hợp thông tin về sự sẵn có của nhân viên, quy tắc dịch vụ, nhu cầu đặt lịch hẹn, năng lực nguồn lực, quy trình làm việc của quản lý và báo cáo.
MyTime giúp các thương hiệu dịch vụ đa địa điểm quản lý lịch làm việc của nhân viên, các cuộc hẹn, tình trạng sẵn có, mức độ sử dụng và báo cáo trên một nền tảng kết nối duy nhất. Đặt một bản demo Hãy tìm hiểu cách MyTime có thể giúp nhóm của bạn lên lịch làm việc hiệu quả hơn tại mọi địa điểm.
