Lịch trình kín mít không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp hoạt động hiệu quả.
Một địa điểm có thể đã kín lịch trong khi địa điểm khác vẫn còn chỗ trống vào buổi chiều. Một dịch vụ có nhu cầu cao có thể không có nhà cung cấp đủ điều kiện vào đúng thời điểm. Việc hủy đặt chỗ muộn có thể khiến một nhân viên bị bỏ trống, ngay cả khi nhu cầu vẫn còn ở nơi khác trong mạng lưới.
Để tối ưu hóa việc sử dụng lịch hẹn tại nhiều địa điểm, các thương hiệu dịch vụ cần kết nối quyền truy cập đặt lịch, nhân viên, điều kiện của nhà cung cấp, phòng hoặc tài nguyên, nhắc nhở, danh sách chờ, đặt lại lịch và báo cáo vào một quy trình vận hành thống nhất. Mục tiêu không phải là tận dụng tối đa mọi khoảng trống trên lịch. Mục tiêu là chuyển đổi năng lực sẵn có thành các cuộc hẹn hoàn thành, mang lại lợi nhuận mà không làm ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng.
Điều đó càng trở nên quan trọng hơn khi thương hiệu phát triển. Hiệp hội Nhượng quyền Quốc tế lưu ý rằng công nghệ phân mảnh có thể làm tăng độ phức tạp trong vận hành và tạo ra trải nghiệm dịch vụ không nhất quán giữa các thương hiệu có nhiều địa điểm.Hiệp hội nhượng quyền thương mại quốc tế).
Ý nghĩa của việc sử dụng lịch hẹn là gì?
Tỷ lệ sử dụng lịch hẹn đo lường mức độ hiệu quả của việc đặt lịch hẹn và thời gian dịch vụ đã hoàn thành. Trong một doanh nghiệp dịch vụ đa địa điểm, hiệu quả đó có thể đến từ số giờ làm việc của nhân viên, sự sẵn có của nhà cung cấp dịch vụ, số phòng điều trị, số trạm chăm sóc thú cưng, thiết bị, thời lượng dịch vụ hoặc giờ mở cửa của từng địa điểm.
Ở mức độ cơ bản, các thương hiệu dịch vụ có thể suy nghĩ theo cách này:
Hiệu suất sử dụng lịch hẹn = thời gian đặt lịch hẹn đã hoàn thành ÷ số lượng lịch hẹn có sẵn
Công thức đơn giản đó trở nên hữu ích hơn khi các nhà lãnh đạo xem xét chi tiết. Một thương hiệu có thể theo dõi tỷ lệ đặt phòng, tỷ lệ hoàn thành đặt phòng, tỷ lệ sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp, tỷ lệ sử dụng phòng, tỷ lệ sử dụng dịch vụ theo mức độ, tỷ lệ sử dụng giờ cao điểm và tỷ lệ sử dụng giờ thấp điểm.
Tỷ lệ sử dụng công suất là một chỉ số hoạt động rộng hơn, đo lường mức độ hiệu quả của việc sử dụng công suất sẵn có để sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ (Kênh dịch vụĐối với các thương hiệu hoạt động theo hình thức đặt lịch hẹn, câu hỏi thực tế là: bao nhiêu thời gian có thể bán được sẽ trở thành thời gian dịch vụ hoàn chỉnh?
Không có mục tiêu chung nào phù hợp với mọi thương hiệu dịch vụ. Một salon, spa, tiệm cắt tóc, thương hiệu chăm sóc thú cưng và mô hình chăm sóc sức khỏe có thể cần các mục tiêu sử dụng khác nhau vì sự kết hợp dịch vụ, mô hình nhân sự, thời lượng cuộc hẹn, mô hình nhu cầu và tiêu chuẩn trải nghiệm đều khác nhau.
Vì sao tỷ lệ sử dụng bị giảm?
Hiệu suất sử dụng thường giảm khi nhu cầu và năng lực sản xuất không còn song hành cùng nhau.
Một thương hiệu đang phát triển có thể có nhu cầu cao, nhưng khách hàng không thể tìm thấy thời gian hẹn phù hợp trực tuyến. Một địa điểm khác có thể có nhân viên, nhưng không phải cho các dịch vụ mà khách hàng cần nhất. Một nhà cung cấp dịch vụ có thể kín lịch trong giờ cao điểm trong khi các thành viên nhóm có trình độ khác lại không được sử dụng hết công suất.
Những vấn đề này thường bị che giấu khi các hệ thống không được kết nối. Nếu việc đặt lịch, lịch làm việc của nhân viên, hồ sơ khách hàng, hệ thống bán hàng, nhắc nhở và báo cáo nằm ở những nơi khác nhau, các nhà lãnh đạo có thể không biết thời gian trống đến từ đâu hoặc tại sao nó cứ tiếp diễn.
Hiệp hội Nhượng quyền Quốc tế mô tả rõ ràng thách thức đa địa điểm rộng lớn hơn này: môi trường công nghệ phân mảnh có thể làm giảm khả năng giám sát và khiến các nhóm phải tập trung vào việc khắc phục sự cố thay vì tập trung vào công việc phát triển.Hiệp hội nhượng quyền thương mại quốc tế).
Để cải thiện hiệu quả sử dụng nguồn lực, các nhà lãnh đạo cần nhiều hơn là một lịch trình bận rộn hơn. Họ cần một cái nhìn tổng quan về sự tương tác giữa nhu cầu, nhân lực, quy tắc dịch vụ, hành vi khách hàng và hiệu suất của địa điểm.
Trước tiên hãy đo dung lượng sử dụng được.
Trước khi cố gắng lấp đầy thêm các cuộc hẹn, hãy xác định xem năng lực thực sự có thể sử dụng được là bao nhiêu.
Giờ mở cửa không đồng nghĩa với số lượng cuộc hẹn có thể đặt. Một địa điểm có thể mở cửa mười giờ, nhưng công suất sử dụng được phụ thuộc vào người đang làm việc, dịch vụ họ có thể thực hiện, phòng ốc hoặc nguồn lực sẵn có, thời gian mỗi dịch vụ và liệu lịch trình có bao gồm thời gian dự phòng hoặc thời gian xử lý hay không.
Hãy bắt đầu bằng cách xem xét các chỉ số này theo từng địa điểm:
- Giờ hẹn có sẵn
- Số giờ đã đặt và số giờ đã hoàn thành
- Việc sử dụng nhân viên hoặc nhà cung cấp
- Sử dụng phòng, trạm hoặc thiết bị
- Mức độ sử dụng theo loại dịch vụ
- Sử dụng giờ cao điểm và giờ thấp điểm
- Mức phí hủy bỏ, không đến và thay đổi lịch đặt phòng
- Thời gian chờ đến lịch hẹn tiếp theo
Mục đích không phải là tạo ra gánh nặng báo cáo. Mục đích là để xem năng lực sẵn có chuyển hóa thành doanh thu ở đâu và thất thoát ra khỏi doanh nghiệp ở đâu.
MyTime hỗ trợ báo cáo thời gian thực trên nhiều địa điểm, báo cáo năng suất địa điểm, báo cáo doanh thu, bảng điều khiển, theo dõi hiệu suất nhượng quyền và phân tích năng suất cho các thương hiệu đa địa điểm.Bảng giá và tính năng của MyTime).
Giúp việc đặt chỗ trở nên dễ dàng hơn ở mọi nơi
Việc sử dụng bắt đầu trước khi cuộc hẹn được thiết lập.
Nếu khách hàng phải gọi điện, chờ đợi, tìm kiếm trên nhiều trang hoặc phải bắt đầu lại quy trình đặt chỗ trên một kênh khác, nhu cầu có thể biến mất trước khi được cập nhật vào lịch. Các thương hiệu có nhiều địa điểm cần một hệ thống đặt chỗ cho phép khách hàng tìm thấy dịch vụ, địa điểm, nhân viên và thời gian phù hợp một cách dễ dàng nhất.
Điều đó có nghĩa là hệ thống đặt chỗ phải hoạt động trên tất cả các kênh mà khách hàng hiện đang sử dụng. Đặt chỗ qua trang web, Google, Instagram, Facebook, ứng dụng di động, quầy lễ tân và đặt chỗ trực tiếp đều phải sử dụng cùng một hệ thống vận hành.
MyTime hỗ trợ đặt chỗ trực tuyến có thể tùy chỉnh thương hiệu, đặt chỗ thông qua Google, Instagram và Facebook, URL đặt chỗ và trang đích, danh sách chờ dịch vụ và lớp học, quản lý tài nguyên, phân tích kinh doanh và quản lý nhân viên.Đặt chỗ đa kênh MyTime).
Việc cung cấp quyền truy cập đặt chỗ tốt hơn không có nghĩa là từ bỏ quyền kiểm soát. Nền tảng phù hợp vẫn cần tôn trọng các quy tắc dịch vụ, điều kiện của nhân viên, thời gian đặt chỗ, nguồn lực, tình trạng sẵn có của địa điểm, chính sách hủy đặt chỗ và tiêu chuẩn thương hiệu.
Điều chỉnh nhân sự phù hợp với nhu cầu.
Hiệu quả sử dụng lịch hẹn và hiệu quả lao động có mối liên hệ với nhau.
Thừa nhân viên tạo ra thời gian nhàn rỗi. Thiếu nhân viên làm giảm nhu cầu, đẩy khách hàng vào những thời điểm bất tiện hơn và làm suy yếu trải nghiệm của khách hàng. Lịch làm việc cố định hiếm khi đáp ứng được sự thay đổi thực tế về nhu cầu theo địa điểm, ngày, mùa, dịch vụ, nhà cung cấp và thị trường địa phương.
Hãy bắt đầu bằng cách so sánh mô hình bố trí nhân sự với nhu cầu đặt lịch hẹn thực tế. Tìm kiếm những thời điểm nhu cầu vượt quá khả năng cung cấp, các dịch vụ mà chỉ một số ít nhà cung cấp đủ trình độ có thể thực hiện, và những địa điểm mà số lượng nhân viên không phù hợp với hành vi đặt lịch hẹn.
Công cụ dự báo nhu cầu lao động MyTime sử dụng lịch sử đặt lịch hẹn, mô hình theo mùa, xu hướng hàng tháng, mô hình hàng tuần, mô hình hàng ngày và hàng giờ, nhu cầu gần đây, năng suất của nhà cung cấp và hành vi cụ thể theo địa điểm để giúp các thương hiệu điều chỉnh nhân sự phù hợp với nhu cầu thực tế.Dự báo lao động MyTime).
Điều này giúp các nhà điều hành có cách tốt hơn để lập kế hoạch bố trí nhân sự. Thay vì chỉ dựa vào thói quen của người quản lý, các nhóm có thể điều chỉnh nhân sự dựa trên nhu cầu thực tế khi đặt lịch hẹn.
Rút ngắn thời gian để có được cuộc hẹn đã được xác nhận
Khách hàng thường có ý định mua hàng trước khi họ có lịch hẹn. Khoảng thời gian càng dài giữa ý định và xác nhận, thì khả năng nhu cầu bị thất thoát càng cao.
Các thương hiệu dịch vụ có thể rút ngắn quá trình đó bằng cách hiển thị rõ ràng các khung giờ trống cần thiết, loại bỏ thời gian bị chặn không cần thiết, xem xét các đặt chỗ chưa sử dụng và làm cho việc hủy hoặc lên lịch lại đủ đơn giản để lấy lại chỗ đã đặt. Họ cũng có thể mở rộng năng lực một cách chiến lược khi nhu cầu cao nhất, thay vì thêm chỗ trống một cách ngẫu nhiên.
Tiêu chí đủ điều kiện của nhà cung cấp dịch vụ rất quan trọng ở đây. Nếu khách hàng muốn một dịch vụ cụ thể, hệ thống nên hướng dẫn họ đến những nhân viên thực sự có thể thực hiện dịch vụ đó. Nếu một dịch vụ yêu cầu phòng, trạm hoặc thiết bị, việc đặt lịch cũng cần tính đến điều đó.
MyTime hỗ trợ lập lịch hẹn trên cả quy trình làm việc trực tuyến và ngoại tuyến, theo dõi sự sẵn có của nhân viên, đối chiếu chứng chỉ, các loại cuộc hẹn có thể cấu hình, thời gian đệm, liên kết hủy và lên lịch lại, nhắc nhở cuộc hẹn, cập nhật lịch và liên lạc với khách hàng.Lịch hẹn MyTime).
Khi logic đặt lịch phản ánh đúng hoạt động thực tế, nhiều ý định của khách hàng sẽ chuyển thành các cuộc hẹn được xác nhận.
Giảm thiểu tình trạng vắng mặt không lý do chính đáng.
Việc khách không đến và hủy đặt phòng muộn là những vấn đề về việc sử dụng dịch vụ.
Khi khách hàng bỏ lỡ cuộc hẹn, thương hiệu không chỉ mất một khung giờ hẹn. Thời gian của nhân viên, sức chứa của phòng họp, nỗ lực tiếp thị và doanh thu tiềm năng đều bị lãng phí. Tại nhiều địa điểm, ngay cả những lỗi nhỏ cũng có thể tạo ra sự lãng phí đáng kể trong hoạt động.
Giải pháp không chỉ là một chiến thuật. Đó là cả một hệ thống gồm các bước xác nhận, nhắc nhở, chính sách rõ ràng, dễ dàng sắp xếp lại lịch hẹn, theo dõi sát sao và khả năng nhận diện tốt hơn các mô hình lặp lại.
MyTime hỗ trợ nhắc nhở cuộc hẹn, liên lạc với khách hàng, liên kết hủy và lên lịch lại, cập nhật lịch và quy trình nhắn tin tự động giúp các nhóm duy trì trạng thái xác nhận và cập nhật các cuộc hẹn.Lịch hẹn MyTime).
Việc dời lịch hẹn cần phải đủ dễ dàng để khách hàng có thể thay đổi lịch hẹn thay vì hủy bỏ. Điều đó giúp thương hiệu có cơ hội tốt hơn để lấy lại chỗ hẹn ban đầu và giữ chỗ cho lần ghé thăm trong tương lai.
Nhanh chóng bổ sung các ô trống
Việc hủy đặt chỗ là điều khó tránh khỏi. Vấn đề thực tế là liệu khoảng thời gian trống đó có bị bỏ trống hay không.
Một hệ thống quản lý sử dụng hiệu quả giúp các nhóm xác định các khung giờ trống và nhanh chóng chuyển chúng cho đúng khách hàng. Điều đó có thể bao gồm thông báo cho danh sách chờ, gửi thông tin về tình trạng phòng trống được nhắm mục tiêu, sử dụng các chiến dịch ngắn hạn hoặc giúp bộ phận lễ tân biết được khách hàng nào có khả năng đặt phòng cao nhất.
Danh sách chờ đặc biệt hữu ích cho các thương hiệu có nhiều địa điểm vì nhu cầu hiếm khi được phân bổ đồng đều. Một địa điểm có thể có nhu cầu vượt quá đối với một dịch vụ trong khi địa điểm khác vẫn còn chỗ trống. Một nhà cung cấp có thể đã kín chỗ trong khi nhà cung cấp khác vẫn còn chỗ.
MyTime hỗ trợ danh sách chờ dịch vụ và lớp học, danh sách chờ khách vãng lai với thời gian chờ ước tính, bảng hiển thị danh sách chờ kỹ thuật số, các chiến dịch nhắm mục tiêu, chương trình giảm giá chớp nhoáng và tự động hóa email và SMS dựa trên sự kiện (Bảng giá và tính năng của MyTime).
Thương hiệu càng nhanh chóng điều chỉnh thời gian mở cửa phù hợp với nhu cầu thực tế, thì càng ít lãng phí năng lực sản xuất.
Tích hợp việc đặt lại lịch hẹn vào chuyến thăm.
Hiệu quả sử dụng sẽ được cải thiện khi nhu cầu trong tương lai được tạo ra trước khi khách hàng rời đi.
Việc đặt lại lịch hẹn, chương trình thành viên, gói dịch vụ, chương trình khách hàng thân thiết, giới thiệu khách hàng, nhắc nhở và các chiến dịch thu hút lại khách hàng đều giúp biến nhu cầu không ổn định thành nguồn khách hàng đặt lịch hẹn đều đặn hơn. Chúng cũng giúp giảm áp lực phải tạo ra mọi cuộc hẹn từ mỗi lần tương tác với khách hàng mới.
Đây là nơi mà hoạt động vận hành và tăng trưởng gặp nhau. Chiến lược sử dụng hiệu quả nhất không chỉ dừng lại ở lần đặt phòng đầu tiên. Nó kết nối việc tìm kiếm, đặt phòng, nhắc nhở, cung cấp dịch vụ, thanh toán, đặt lại phòng, giữ chân khách hàng, giới thiệu và giá trị trọn đời của khách hàng.
Một bài báo về trí tuệ nhân tạo trong lĩnh vực nhượng quyền dịch vụ lưu ý rằng trí tuệ nhân tạo có thể hỗ trợ các doanh nghiệp nhượng quyền dịch vụ bằng cách tự động hóa và tối ưu hóa các nhiệm vụ hành chính như lên lịch hẹn và tương tác với khách hàng (Bài viết về AI trong lĩnh vực nhượng quyền dịch vụ).
MyTime hỗ trợ các chương trình thành viên, khách hàng thân thiết, giới thiệu, tự động hóa tiếp thị nâng cao, các chiến dịch giữ chân và thu hút khách hàng dựa trên trí tuệ nhân tạo, các chiến dịch SMS và email nhắm mục tiêu, tự động hóa dựa trên sự kiện kích hoạt, khuyến mãi, bán hàng chớp nhoáng và báo cáo chiến dịch với phân bổ doanh thu (Bảng giá và tính năng của MyTime).
Mục tiêu là giúp mỗi khách hàng tiến bước một cách tự nhiên đến bước tiếp theo phù hợp nhất.
Quản lý việc sử dụng trên toàn mạng.
Các nhà quản lý địa phương cần quyền kiểm soát thực tế, nhưng lãnh đạo cần tầm nhìn toàn diện về mạng lưới.
Một cửa hàng đơn lẻ thường có thể xác định thời gian mở cửa bằng cách xem lịch ngày mai. Một thương hiệu có nhiều địa điểm cần một nhịp độ hoạt động rộng hơn. Các nhà lãnh đạo cần có khả năng so sánh mức độ sử dụng theo địa điểm, dịch vụ, nhà cung cấp, khung giờ trong ngày và chiến dịch để họ có thể thấy sự khác biệt về hiệu suất ở đâu và tại sao.
Một nhịp điệu ôn tập đơn giản có thể giúp ích:
- Hàng ngày: các khung giờ trống, hủy đặt chỗ muộn, khách không đến và tỷ lệ lấp đầy chỗ cho ngày mai.
- Hàng tuần: mức độ sử dụng theo địa điểm, nhà cung cấp, dịch vụ và khung giờ trong ngày.
- Hàng tháng: sự phối hợp lao động, cơ cấu dịch vụ, đặt lại lịch hẹn, doanh thu định kỳ và hiệu quả chiến dịch.
- Hàng quý: giờ làm việc, mô hình nhân sự, quy tắc đặt chỗ, thực đơn dịch vụ và cơ hội phát triển.
Một bài viết về phân tích nhượng quyền thương mại mô tả một thách thức rộng hơn đối với ngành nhượng quyền: các nhà điều hành có nhiều dữ liệu hơn từ các hệ thống như POS, nền tảng khách hàng thân thiết, bảng điều khiển và công cụ quản lý nhân lực, nhưng công việc thực sự là biến dữ liệu đó thành hướng dẫn mà các địa điểm có thể sử dụng (bài viết phân tích nhượng quyền thương mại).
MyTime hỗ trợ quản lý tập trung, kiểm soát truy cập nâng cao dựa trên vai trò, hồ sơ khách hàng toàn cầu, phân quyền chi tiết theo vai trò và địa điểm, báo cáo năng suất theo địa điểm, theo dõi hiệu suất nhượng quyền thương mại và phân tích năng suất (Bảng giá và tính năng của MyTime).
Việc đánh giá hiệu quả sử dụng nên trở thành một phần trong cách thức vận hành kinh doanh của thương hiệu, chứ không phải là một báo cáo mà ai đó kiểm tra sau khi kết thúc tháng.
Điều này trông như thế nào trong thực tế
Bạn không cố gắng lấp đầy mọi khoảng trống trên lịch. Bạn đang cố gắng biến năng lực sẵn có thành những cuộc gặp gỡ hoàn chỉnh, mang lại lợi nhuận mà không làm gián đoạn trải nghiệm của khách hàng.
Đây là cách nó được áp dụng trong thực tế:
Một chuỗi salon nhận thấy nhu cầu vào thứ Bảy tăng đột biến trong khi chiều thứ Ba lại khá vắng vẻ. Vì vậy, nhóm này đưa ra các chương trình khuyến mãi nhắm mục tiêu vào các ngày trong tuần thay vì giảm giá vào giờ cao điểm.
→ Tăng số lượng đặt phòng ngoài giờ cao điểm mà không cần hướng dẫn khách hàng chờ đợi các chương trình giảm giá cuối tuần.
Một thương hiệu spa nhận thấy nhu cầu tư vấn rất cao, nhưng lại thiếu hụt các chuyên gia đủ điều kiện trong những khung giờ cao điểm. Lịch trình được điều chỉnh dựa trên tiêu chuẩn của chuyên gia, chứ không phải thói quen của người quản lý.
→ Nhu cầu đặt lịch càng cao thì số lượng cuộc hẹn hoàn tất càng nhiều.
Một thương hiệu chăm sóc thú cưng có nhiều trường hợp hủy đặt chỗ muộn tại nhiều địa điểm. Thông báo về danh sách chờ sẽ được gửi ngay khi có chỗ trống.
→ Thời gian trống trở thành dung lượng có thể phục hồi.
Một chuỗi nhượng quyền chăm sóc sức khỏe gặp phải tình trạng một địa điểm thừa nhân viên trong khi địa điểm khác phải từ chối khách hàng. Dự báo nhu cầu lao động và báo cáo cấp địa điểm giúp định hướng việc điều chỉnh lịch làm việc.
→ Phạm vi phủ sóng tốt hơn mà không cần phải đoán mò.
MyTime giúp ích như thế nào?
MyTime giúp các thương hiệu dịch vụ đặt lịch hẹn tăng cường hiệu quả sử dụng bằng cách kết nối các quy trình làm việc quyết định liệu năng lực cung cấp dịch vụ có chuyển thành các lượt thăm khám hoàn chỉnh hay không.
Với MyTime, các thương hiệu có thể quản lý việc đặt lịch, sắp xếp lịch làm việc, tình trạng nhân viên, điều kiện cung cấp dịch vụ, đặt chỗ tài nguyên, nhắc nhở, danh sách chờ, hồ sơ khách hàng, tư cách thành viên, tự động hóa tiếp thị, báo cáo và dự báo lao động trong một lớp vận hành duy nhất. Điều này rất quan trọng vì việc tối ưu hóa sử dụng nguồn lực không chỉ được giải quyết bằng một tính năng duy nhất. Nó sẽ được cải thiện khi toàn bộ hành trình trải nghiệm khách hàng và toàn bộ mô hình vận hành hoạt động cùng nhau.
MyTime được xây dựng dành cho các thương hiệu dịch vụ đa địa điểm cần khả năng giám sát tập trung với tính linh hoạt cục bộ. Nền tảng này hỗ trợ các quy trình làm việc có thể cấu hình, quyền hạn dựa trên vai trò, hồ sơ khách hàng toàn cầu, báo cáo cấp địa điểm, trình độ nhân viên, điều kiện đủ điều kiện dịch vụ và kiểm soát hoạt động xuyên địa điểm.Bảng giá và tính năng của MyTime).
MyTime cũng hỗ trợ toàn bộ hành trình từ ý định đặt chỗ ban đầu đến khi hoàn tất chuyến thăm, đặt lại chỗ, giữ chân khách hàng, giới thiệu và giá trị trọn đời của khách hàng. Khả năng tương tác được tăng cường bởi AI, tự động hóa, báo cáo và bối cảnh khách hàng giúp các nhóm hướng khách hàng đến hành động tiếp theo phù hợp thay vì chỉ dựa vào việc theo dõi thủ công.Công ty MyTime).
Đối với các thương hiệu đang phát triển, khả năng tùy chỉnh đó rất quan trọng. Phần mềm cần hỗ trợ cách thức hoạt động thực tế của doanh nghiệp, chứ không phải ép buộc mọi địa điểm phải tuân theo một quy trình làm việc cứng nhắc.
Danh sách kiểm tra việc sử dụng cuộc hẹn
Hãy sử dụng danh sách kiểm tra này để xác định những điểm có thể bị thất thoát trong quá trình sử dụng nguồn lực:
- Khách hàng có dễ dàng đặt lịch hẹn trên các kênh mà họ đang sử dụng không?
- Các quy tắc dịch vụ, thời gian, khoảng thời gian chờ và điều kiện đủ điều kiện của nhà cung cấp có chính xác không?
- Liệu mỗi địa điểm có thể xác định được công suất còn trống trước khi thời gian đó trở nên lãng phí không?
- Kế hoạch bố trí nhân sự dựa trên mô hình nhu cầu hay các mẫu cố định?
- Liệu việc nhắc nhở và xác nhận có giúp giảm thiểu tình trạng khách không đến đúng hẹn mà không cần can thiệp?
- Khách hàng có thể thay đổi lịch hẹn mà không cần hủy bỏ cuộc hẹn không?
- Danh sách chờ có được sử dụng để bù đắp cho những trường hợp hủy đặt chỗ muộn không?
- Việc đặt lại chỗ, chương trình thành viên, khách hàng thân thiết và giới thiệu khách hàng có phải là một phần của quy trình hoạt động thường nhật không?
- Liệu các nhà lãnh đạo có thể so sánh mức độ sử dụng theo địa điểm, dịch vụ, nhà cung cấp và khung giờ trong ngày không?
- Nhóm có thường xuyên xem xét việc sử dụng nguồn lực để có thể hành động trước khi tháng kết thúc không?
FAQ
Tỷ lệ sử dụng lịch hẹn là bao nhiêu?
Chỉ số sử dụng lịch hẹn đo lường lượng thời gian đặt lịch hẹn có sẵn và thời gian thực tế đã hoàn thành. Các thương hiệu dịch vụ đa địa điểm có thể theo dõi chỉ số sử dụng theo địa điểm, nhà cung cấp, phòng, loại dịch vụ và khung giờ trong ngày.
Bạn tính toán tỷ lệ sử dụng lịch hẹn như thế nào?
Một cách đơn giản để tính toán tỷ lệ sử dụng lịch hẹn là lấy tổng thời gian đặt lịch hẹn đã hoàn thành chia cho số lượng lịch hẹn còn trống. Các thương hiệu cũng có thể theo dõi tỷ lệ sử dụng lịch hẹn đã đặt, tỷ lệ sử dụng lịch hẹn đã hoàn thành, tỷ lệ sử dụng của nhà cung cấp dịch vụ, tỷ lệ sử dụng nguồn lực và doanh thu trên mỗi giờ đặt lịch hẹn còn trống.
Làm thế nào để tăng tỷ lệ sử dụng lịch hẹn tại nhiều địa điểm khác nhau?
Tăng cường hiệu quả sử dụng lịch hẹn bằng cách đo lường công suất khả dụng, cải thiện khả năng truy cập đặt lịch, điều chỉnh nhân sự phù hợp với nhu cầu, giảm thiểu tình trạng khách không đến đúng hẹn, lấp đầy các khung giờ trống bằng danh sách chờ, xây dựng thói quen đặt lại lịch hẹn và thường xuyên xem xét dữ liệu hiệu suất ở cấp độ địa điểm.
Nguyên nhân nào dẫn đến tỷ lệ sử dụng lịch hẹn thấp?
Các nguyên nhân phổ biến bao gồm khả năng hiển thị đặt chỗ kém, phân bổ nhân viên không phù hợp, thời lượng dịch vụ không nhất quán, nguồn cung cấp hạn chế, quá nhiều thời gian bị chặn, khách hàng không đến đúng giờ quy định, đặt lại lịch hẹn yếu kém, hồ sơ khách hàng không liên kết và báo cáo tập trung hạn chế.
Liệu mọi địa điểm có nên có cùng mục tiêu sử dụng?
Không phải lúc nào cũng vậy. Các mục tiêu về hiệu quả sử dụng nên phản ánh sự kết hợp các dịch vụ, mô hình nhân sự, mô hình nhu cầu, thời lượng cuộc hẹn, lượng khách vãng lai và mục tiêu trải nghiệm khách hàng của địa điểm đó.
Phần mềm có thể giúp cải thiện việc sử dụng lịch hẹn như thế nào?
Phần mềm có thể hỗ trợ bằng cách kết nối việc đặt lịch, tình trạng nhân viên, trình độ chuyên môn của nhà cung cấp, lập kế hoạch nguồn lực, nhắc nhở, danh sách chờ, hồ sơ khách hàng, tự động hóa tiếp thị, dự báo lao động và báo cáo trong một hệ thống duy nhất. Điều đó giúp các nhóm có được cái nhìn tổng quan và quy trình làm việc cần thiết để chuyển đổi năng lực sẵn có thành các cuộc hẹn đã hoàn thành.
Biến thời gian trống trên lịch thành năng lực hữu ích.
Tăng cường hiệu quả sử dụng lịch hẹn tại nhiều địa điểm không phải là việc thúc ép các nhóm "đặt lịch nhiều hơn" mà không có bối cảnh cụ thể. Điều đó có nghĩa là kết nối nhu cầu, năng lực, nhân sự, quyền truy cập đặt lịch, giao tiếp, khả năng khôi phục khung giờ và giữ chân khách hàng vào một hệ thống vận hành duy nhất.
Khi các yếu tố đó phối hợp nhịp nhàng, các nhà lãnh đạo có thể thấy được thời gian còn dư, nhu cầu bị tắc nghẽn, cần thay đổi nhân sự ở đâu và cần hỗ trợ ở những khía cạnh nào trong hành trình trải nghiệm của khách hàng.
MyTime giúp các thương hiệu dịch vụ đa địa điểm chuyển đổi năng lực sẵn có thành các cuộc hẹn đã hoàn thành thông qua việc kết nối đặt chỗ, lên lịch, quản lý nhân viên và tài nguyên, nhắc nhở, danh sách chờ, báo cáo, tự động hóa tiếp thị và điều phối hành trình được tăng cường bởi trí tuệ nhân tạo.
Đặt một cuộc gọi Hãy tìm hiểu cách MyTime có thể giúp thương hiệu của bạn tăng cường hiệu quả sử dụng lịch hẹn trên nhiều địa điểm.
