Dự báo tồn kho cho các thương hiệu đa địa điểm: Làm thế nào để đặt hàng đúng sản phẩm vào đúng thời điểm?

Đối với các thương hiệu dịch vụ đa địa điểm, quản lý tồn kho là một trong những yếu tố quan trọng nhất—và tốn kém nhất—để vận hành trơn tru. Tuy nhiên, hầu hết các đội ngũ vẫn dựa vào những thói quen thủ công cũ: nhìn sơ qua kệ hàng, đặt hàng lại mọi thứ khi “trông có vẻ sắp hết”, hoặc bổ sung hàng hóa đến mức tối đa cố định.

Kết quả? Có quá nhiều thứ không bán được, và không đủ những thứ thực sự tạo ra doanh thu.

Dự báo tồn kho đã thay đổi điều đó. Bằng cách sử dụng các mô hình tiêu thụ thực tế để dự đoán không chỉ những sản phẩm mà các cửa hàng của bạn sẽ cần mà còn cả thời điểm đặt hàng, các thương hiệu đa địa điểm có thể luôn đi trước nhu cầu—tính đến thời gian giao hàng của nhà cung cấp và sự thiếu hụt hàng hóa trước khi chúng trở thành vấn đề. Kết quả là việc mua hàng thông minh hơn, nhất quán hơn và không phụ thuộc vào việc một người nào đó nhớ kiểm tra.

Dưới đây, chúng tôi sẽ phân tích lý do tại sao dự báo lại quan trọng, cách thức hoạt động của nó trong MyTime và ý nghĩa của nó đối với các nhà điều hành nhượng quyền thương mại đang hướng tới việc vận hành hiệu quả, sinh lời và có thể dự đoán được.

Dự báo tồn kho là gì?

Dự báo tồn kho là giải pháp dựa trên trí tuệ nhân tạo của MyTime, tận dụng các mô hình sử dụng trong quá khứ để dự đoán những sản phẩm mà các địa điểm của bạn sẽ cần trong tương lai. Thay vì dựa vào phỏng đoán hoặc số liệu của tháng trước, dự báo đảm bảo các nhóm của bạn đặt hàng đúng số lượng sản phẩm vào đúng thời điểm.

Đối với các thương hiệu có nhiều địa điểm, điều này giúp ngăn ngừa hai vấn đề tốn kém:

(1) hàng tồn kho dư thừa làm tắc nghẽn tiền mặt và (2) tình trạng hết hàng làm gián đoạn dịch vụ và giảm doanh thu.

Tại sao dự báo tồn kho lại quan trọng?

• Dự đoán số lượng cần đặt hàng và thời điểm đặt hàng — tính đến thời gian giao hàng của nhà cung cấp để ngăn ngừa tình trạng hết hàng trước khi nó xảy ra.
• Đảm bảo việc mua hàng phù hợp với mức tiêu thụ thực tế, không dựa vào phỏng đoán hay kiểm tra thủ công.
• Tự động hóa các đề xuất đặt hàng lại hàng ngày, giảm thời gian và công sức dành cho việc đặt hàng thủ công.
• Chuẩn hóa quy trình mua hàng trên mọi địa điểm.
• Cải thiện khả năng sinh lời, độ chính xác và khả năng dự đoán hoạt động.

Nếu thương hiệu của bạn có nhiều hơn một vài địa điểm, việc dự báo trở nên thiết yếu chứ không phải là tùy chọn.

Vì sao kế hoạch quản lý tồn kho lại gặp trục trặc khi mở rộng quy mô

Khi thương hiệu phát triển, những thách thức về quản lý hàng tồn kho trở nên phức tạp hơn chứ không hề đơn giản hơn. Ba vấn đề khó khăn trong hoạt động quản lý hàng tồn kho thường xuyên xuất hiện:

1. Hàng tồn kho quá nhiều làm hao hụt tiền mặt

Mua sắm quá mức mang lại cảm giác an toàn trong chốc lát, nhưng về lâu dài sẽ rất tốn kém.

• Các kệ hàng chất đầy những mặt hàng bán chậm.
• Hao hụt, hết hạn sử dụng và chi phí lưu trữ tăng lên
• Vốn có thể được dùng để tiếp thị, tuyển dụng hoặc mở rộng lại bị mắc kẹt trong sản phẩm.

Trên một phạm vi rộng lớn, ngay cả những sai sót nhỏ cũng có thể tích lũy nhanh chóng.

2. Tình trạng hết hàng làm giảm doanh thu và làm tổn hại lòng tin

Tình trạng hết hàng cũng gây thiệt hại tương tự—nhưng theo chiều ngược lại.

• Hết hàng các sản phẩm cần thiết, dẫn đến trì hoãn hoặc hủy bỏ dịch vụ.
• Các kệ hàng bán lẻ trống trơn, làm giảm doanh thu trên mỗi lượt khách hàng ghé thăm.
• Khách hàng sẽ mất lòng tin nếu sản phẩm họ ưa thích thường xuyên không có sẵn.
• Việc đặt hàng thủ công chỉ phản ứng khi lượng hàng còn ít — đến lúc lệnh đặt hàng lại được kích hoạt, có thể không còn đủ thời gian để nhận hàng trước khi hết hàng.

Thiệt hại về danh tiếng rất khó định lượng, nhưng các nhà điều hành thì cảm nhận được điều đó.

3. Việc đặt hàng thủ công không hiệu quả trên quy mô lớn.

Những gì hiệu quả ở một địa điểm có thể cũng hiệu quả ở 10, 50 hoặc 200 địa điểm.

• Các đội dựa vào trực giác hoặc kiểm tra bằng mắt thường.
• Quá trình ra quyết định rất khác nhau giữa các địa điểm.
• Không có logic chung hoặc cái nhìn tổng quan về các xu hướng tiêu dùng rộng hơn.
• Không nắm được thời gian giao hàng của nhà cung cấp, khiến việc biết liệu đơn đặt hàng lại hôm nay có đến trước khi hết hàng hay không là điều không thể.

Việc đặt hàng thủ công trở nên chắp vá – một quá trình ngày càng tốn kém mỗi khi thương hiệu phát triển.

Vì sao dự báo hiệu quả hơn phương pháp đặt hàng truyền thống

Dự báo khắc phục những điểm yếu của các quy tắc tối thiểu/tối đa tĩnh và trực giác của người quản lý.

Đây là lý do tại sao:

• Các quy tắc tĩnh không thể theo kịp sự thay đổi. Họ đối xử với mọi SKU như nhau, bất kể nhu cầu đang tăng, giảm hay theo mùa.
• Các mô hình tiêu dùng hé lộ câu chuyện thực sự. Dự báo giúp xác định những xu hướng mà bạn sẽ không bao giờ nhận thấy chỉ bằng cách kiểm tra hàng hóa trên kệ.
• Tự động hóa loại bỏ sự thiên vị. Khả năng phán đoán của con người thường ưu tiên những dữ liệu sử dụng gần đây; trong khi đó, dự báo lại sử dụng toàn bộ lịch sử dữ liệu.
• Việc dự báo bao quát toàn bộ chuỗi cung ứng. Thời gian chờ và khoảng thời gian giao hàng được tính toán tự động, do đó việc đặt hàng lại diễn ra đúng thời điểm—chứ không chỉ khi lượng hàng tồn kho thấp.

Nhìn chung, những lợi thế này được cộng hưởng ở mọi địa điểm, khiến việc dự báo không chỉ là một cách đặt hàng thông minh hơn mà còn là một cách vận hành bền vững hơn.

Cách thức hoạt động của tính năng dự báo tồn kho MyTime

MyTime áp dụng công nghệ dự báo dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI) dành riêng cho các thương hiệu dịch vụ đa địa điểm, sử dụng dữ liệu tiêu thụ thực tế liên quan đến cả dịch vụ và doanh số bán lẻ.

Dưới đây là cách hoạt động:

1. Dự báo dựa trên xu hướng tiêu dùng thực tế

MyTime đánh giá mức độ sử dụng trong nhiều khoảng thời gian khác nhau—30, 60, 90 ngày và tối đa một năm nếu có thể. Điều này giúp phát hiện ra:

• Tăng đột biến theo mùa
• Xu hướng nhất quán
• Nhu cầu thay đổi (tăng hoặc giảm)
• Sự khác biệt khu vực

Các dự báo được xây dựng dựa trên hoạt động thực tế, chứ không phải dựa trên giả định.

2. Các quy tắc về điều kiện tham gia đảm bảo dự đoán đáng tin cậy, dựa trên dữ liệu.

Không phải sản phẩm nào cũng có đủ dữ liệu để đưa ra dự báo đáng tin cậy.

Để đảm bảo độ chính xác của dự đoán ở quy mô lớn, MyTime đánh giá hoạt động của từng SKU dựa trên các tiêu chí có thể cấu hình để xác định xem chúng có đủ điều kiện để dự báo hay không.

MyTime sử dụng các thành phần sau: quy tắc đủ điều kiện Để xác định những SKU nào đủ điều kiện:

• Khoảng thời gian xem xét lại (90/180/365 ngày): MyTime đã xem lại lịch sử sử dụng cho từng SKU đến bao lâu.
• Số ngày tối thiểu có doanh thu hoặc tiêu thụ: Đảm bảo SKU có đủ hoạt động thực tế để mô phỏng nhu cầu sắp tới. (Ví dụ: một sản phẩm chỉ bán được hai lần trong 90 ngày sẽ không được dự báo mà thay vào đó tuân theo logic của Max).

Các quy tắc này quyết định SKU nào đủ điều kiện để dự báo dựa trên dữ liệu có sẵn, giúp các nhóm tránh khỏi những dự đoán không chính xác và đảm bảo dự báo tập trung vào các sản phẩm có hoạt động kinh doanh đáng kể.

3. Cơ chế bảo vệ tích hợp cho các SKU có dữ liệu hạn chế

Nếu một sản phẩm không đủ điều kiện để dự báo, MyTime sẽ tự động bổ sung sản phẩm đó bằng cách sử dụng logic Max—đảm bảo không có gì bị bỏ sót.

Logic tối đa:

• Bổ sung sản phẩm cho đến khi đạt mức tồn kho tối đa do đơn vị nhượng quyền quy định.
• Tôn trọng các yêu cầu của nhà cung cấp, chẳng hạn như số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ).
• Rounds dự báo số lượng hàng hóa lên đến bội số MOQ gần nhất, đảm bảo luôn đáp ứng được yêu cầu đặt hàng mà không vượt quá giới hạn tồn kho đã đặt ra.

4. Tối ưu hóa quy trình đặt hàng trong một đơn đặt hàng duy nhất được đơn giản hóa

Đối với các thương hiệu muốn có phương pháp bổ sung hàng chính xác nhất, MyTime là giải pháp tối ưu. đặt hàng bổ sung dự kiến Nó không chỉ đơn thuần là dự đoán nhu cầu mà còn tính đến toàn bộ bức tranh chuỗi cung ứng.

Hệ thống tính toán dựa trên thời gian giao hàng của nhà cung cấp và thời gian dự trữ hàng hóa, sau đó tự động tính toán số lượng cần đặt hàng ngay lập tức. Cụ thể, hệ thống cân nhắc:

• Điểm đặt hàng lại dự kiến: số lượng dự kiến ​​cần thiết để đáp ứng thời gian giao hàng của nhà cung cấp
• Dự báo mức tiêu thụ: Số lượng dự kiến ​​cần thiết cho giai đoạn dự trữ mục tiêu của bạn.
• Bù trừ theo số lượng hàng hiện có hoặc đang đặt hàng

Kết quả được cập nhật hàng ngày trên tất cả các địa điểm, hiển thị danh sách bổ sung hàng hóa sẵn sàng sử dụng mà không cần bất kỳ ai khởi động quy trình.

5. Minh bạch hoàn toàn về dữ liệu đằng sau mỗi đề xuất

MyTime tổng hợp tất cả số lượng đề xuất vào một đơn đặt hàng dự thảo duy nhất:

• Dự báo số lượng cho các SKU đáp ứng ngưỡng đủ điều kiện.
• Số lượng tối đa cho các SKU không đủ điều kiện

Không có quy trình làm việc trùng lặp. Không bỏ sót mục nào. Không cần chuyển đổi giữa các chế độ. Mỗi mục hàng đều được gắn thẻ để hiển thị cách xác định số lượng của nó — cho dù được nhập thủ công, do Max tạo ra hay dựa trên dự báo — để nhóm của bạn luôn biết lý do đằng sau mỗi đề xuất.

6. Minh bạch hoàn toàn về dữ liệu đằng sau mỗi đề xuất

Biểu đồ theo từng SKU được hiển thị chính xác ở vị trí mà nhóm của bạn cần trong quá trình đặt hàng. Mỗi sản phẩm có hai chế độ xem:

• Dữ liệu về mức tiêu thụ trong quá khứ cùng với dự báo nhu cầu cho thấy rõ cách thức sử dụng dữ liệu trong quá khứ ảnh hưởng đến dự báo.
• Lịch sử tiêu thụ được chia nhỏ trong 30, 60 và 90 ngày qua, bao gồm cả các khoảng thời gian không sử dụng.

Cả hai cùng nhau mang lại cho nhóm của bạn cái nhìn rõ ràng không chỉ về những gì cần đặt hàng, mà còn cả lý do tại sao.

Điều này có ý nghĩa gì đối với các nhà điều hành nhượng quyền thương mại?

1. Cơ cấu hàng tồn kho sinh lời hơn

Bạn giữ lại những sản phẩm bán chạy và loại bỏ những sản phẩm bán không chạy. Lợi nhuận sẽ cải thiện gần như ngay lập tức.

2. Giảm lượng tiền mặt bị kẹt trên kệ hàng

Việc bổ sung hàng hóa tinh gọn, dựa trên dữ liệu giúp giải phóng vốn cho các sáng kiến ​​tăng trưởng.

3. Giảm tình trạng hết hàng và đơn đặt hàng khẩn cấp

Vì hệ thống tính đến thời gian giao hàng của nhà cung cấp và khoảng thời gian giao hàng bị gián đoạn—chứ không chỉ mức tồn kho hiện tại—nên các địa điểm luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu trước khi tình trạng thiếu hàng có cơ hội xảy ra.

4. Cung cấp dịch vụ có thể dự đoán được

Khách hàng sẽ có được trải nghiệm nhất quán như nhau ở mọi địa điểm.

5. Đội của bạn lấy lại thời gian

Không còn phải dùng bảng tính, kiểm tra lại từng mặt hàng trên kệ, hay tự quyết định khi nào và đặt hàng mặt hàng nào nữa. Hệ thống sẽ tự động đưa ra các đề xuất hàng ngày, vì vậy nhóm của bạn chỉ cần xem xét và phê duyệt thay vì phải lập danh sách từ đầu.

6. Tính nhất quán trên toàn thương hiệu

Mọi địa điểm đều tuân theo cùng một logic, giúp cải thiện hiệu quả tài chính và niềm tin vào hệ thống.

Sử dụng dự báo để tối ưu hóa cả nhân lực và hàng tồn kho ở quy mô lớn.

Dự báo tồn kho sẽ trở nên hiệu quả hơn nữa khi được kết hợp với MyTime. Dự báo nhu cầu lao động. Cả hai yếu tố này cùng nhau mang đến cho các đơn vị nhượng quyền cái nhìn hướng tới tương lai về cả nhu cầu sản phẩm và yêu cầu nhân sự - hai trong số những động lực lớn nhất thúc đẩy hiệu quả hoạt động.

Kết hợp lại, chúng giúp các nhà điều hành:

• Dự đoán khối lượng dịch vụ sắp tới
• Cân bằng nhu cầu về nhân lực và sản phẩm dựa trên nhu cầu thực tế.
• Lập kế hoạch trước nhiều tuần với độ chính xác cao hơn.
• Tăng cường hiệu quả kinh tế trên mỗi đơn vị sản phẩm tại mọi địa điểm.

Đây là nền tảng của hoạt động dự đoán—Một cách thông minh hơn để điều hành doanh nghiệp đa địa điểm.

Câu hỏi thường gặp: Những câu hỏi thường gặp về dự báo tồn kho

Dự báo tồn kho chính xác đến mức nào?

MyTime tạo ra các dự báo có độ tin cậy cao cho các SKU có hoạt động đủ lớn. Chỉ những sản phẩm đáp ứng các quy tắc đủ điều kiện mới được dự báo.

MyTime sử dụng những dữ liệu nào?

Dữ liệu về mức tiêu thụ trong quá khứ, khối lượng dịch vụ, tính thời vụ, độ phổ biến của SKU và tốc độ tăng trưởng gần đây được phân tích thông qua các mô hình dự báo dựa trên trí tuệ nhân tạo.

Nếu một SKU không có đủ lịch sử giao dịch thì sao?

Nó tự động sử dụng logic Max để bổ sung hàng.

Liệu người quản lý có thể bác bỏ các đề xuất không?

Vâng. Nhân viên có thể xem xét và điều chỉnh số lượng trước khi gửi đơn đặt hàng.

Số lượng dự báo và số lượng tối đa hoạt động cùng nhau như thế nào?

Cả hai đều được gộp vào một đơn đặt hàng duy nhất.

Liệu MyTime có tính đến thời gian giao hàng của nhà cung cấp khi tạo ra các đề xuất đặt hàng không?

Đúng vậy. Tính năng đặt hàng bổ sung dự báo của MyTime tính đến thời gian giao hàng của nhà cung cấp và thời gian tồn kho mục tiêu để tự động tính toán số lượng đặt hàng chính xác — nhờ đó các địa điểm luôn có đủ hàng trước khi nhu cầu tăng lên, chứ không chỉ phản ứng lại khi nhu cầu đáp ứng.

Nâng cấp lên Lập kế hoạch tồn kho dự đoán

Nếu đội ngũ của bạn vẫn dựa vào bảng tính, quy tắc tối thiểu/tối đa hoặc cảm tính, bạn đang bỏ lỡ lợi nhuận, dòng tiền và sự ổn định. Dự báo tồn kho sẽ thay đổi điều đó.

MyTime cung cấp cho các thương hiệu đa địa điểm một cách thức thông minh hơn, dựa trên nhu cầu để đặt hàng đúng sản phẩm vào đúng thời điểm—giảm chi phí, bảo vệ doanh thu và tạo ra một mô hình hoạt động thống nhất, có thể dự đoán được trên mọi địa điểm.

→ Lên lịch trình demo cá nhân hóa và xem dự báo tồn kho hoạt động như thế nào.